• Albarà.
• Factura proforma.
• Factura.
• Exemple; Integració de Pressupost, Albarà, Factura Proforma i Factura.

Pressupost

El pressupost, encara que no constitueix una obligació, emergeix com una eina indispensable en l’àmbit comercial, un pilar per a una planificació financera eficient. El seu valor rau en la claredat que aporta a les relacions amb els clients. A diferència de la factura, el pressupost es presenta com una oferta comercial que detalla serveis o productes amb import final o sense. No té validesa fiscal ni comptable, però resulta crucial per proposar alternatives i tancar acords comercials.

Elaboració d’un Pressupost: En redactar un pressupost, és fonamental ressaltar-ne la naturalesa i, en cas de ser obert, evitar consignar un preu final. Tot i que la numeració no està subjecta a formalitats específiques, la seva implementació interna pot resultar beneficiosa. Tot i que no reemplaça una factura, el pressupost representa una eina valuosa per establir termes previs a l’emissió de la factura final.

Albarà

L’albarà és un suport per al lliurament de béns o serveis, també anomenat nota de lliurament en alguns contextos, actua com a document que valida el lliurament de béns o serveis. Similar al pressupost, l’albarà no té valor fiscal i comptable, però té un paper crucial com a suport (com a prova) en possibles reclamacions. Es pot lliurar valorat, especificant preus, o no valorat, sense detallar imports.

Elaboració d’un Albarà: L’albarà comparteix elements amb una factura, amb la distinció clau que no s’hi inclouen preus, impostos ni descomptes quan no està valorat. La numeració i la data d‟emissió resulten aspectes crítics per gestionar reclamacions efectivament. Tot i no ser un document fiscal, la seva correcta redacció i entrega són fonamentals per mantenir relacions comercials transparents.

Factura proforma

La factura proforma és un document informatiu, manca de validesa fiscal i comptable, cosa que significa que no pot reemplaçar una factura. Per tant, no és adequat cobrar per un servei utilitzant una factura proforma, ni tampoc sol·licitar un avenç mitjançant aquest tipus de document. Sovint les empreses la fan servir com un esborrany de la factura final que s’envia al client abans de l’emissió del servei definitiu.

Elaboració d’una factura proforma: Tot i que els continguts d’una factura proforma són similars als d’una factura ordinària, és important tenir en compte certs aspectes:

• Cal destacar clarament al títol que es tracta d’una factura proforma, ja que això marca la diferència entre aquest tipus de document i una factura regular.
• A diferència de les factures, les factures proforma no estan numerades de manera obligatòria. No obstant això, és possible assignar números de forma opcional per a ús intern. No hi ha una obligació fiscal de seguir una sèrie numèrica correlativa com en el cas de les factures tradicionals.

Entendre aquestes diferències i detalls tècnics és fonamental per a una gestió administrativa adequada a qualsevol tipus de negoci.

Taula Resum

Pressupost	Albarà	Factura Proforma
Calcular una quantitat econòmica per a accions, objectius i metes.	Acredita el lliurament o la recepció d’un producte.	Determineu els detalls d’una transacció.
Document Provisional	Document Definitiu	Document Provisional
No té valor comercial	Té valor comercial	No té valor comercial
No té validesa legal	Té validesa legal	Té validesa legal
Posseeix un nivell de detall MITJÀ	Posseeix un nivell de detall ALT	Posseeix un nivell de detall ALT

Factura

La factura, en contraposició al pressupost i albarà, representa lúnic document vàlid per al compliment tributari. Emesa pel proveïdor i rebuda pel client, justifica una compravenda i compleix obligacions fiscals. Elements essencials inclouen el número de factura, la data d’emissió, els detalls de l’emissor i el client, la descripció del bé o el servei, els impostos i la quota tributària. Les factures s’han de conservar com a mínim quatre anys i són crucials per a la declaració trimestral d’IVA.

Consulta el nostre article “Què és i per a què serveix una factura?” per a més detalls sobre els elements de la factura.

Recorda! El concepte de factura Proforma és diferent de la factura que acabem d’esmentar, ja que la factura Proforma és simplement un document informatiu.

Exemple

Imaginem una petita empresa anomenada “TechSoluciones” que es dedica a la venda i instal·lació d’equips de tecnologia per a oficines. Aquesta empresa rep una sol·licitud de pressupost per part d’un client potencial, una empresa anomenada “ABC Consultores”, interessada a equipar la seva nova oficina amb ordinadors i dispositius d’última generació.

Pressupost: TechSoluciones prepara un pressupost detallat per a ABC Consultores, especificant la quantitat i tipus d’equips, el cost unitari, impostos aplicables i qualsevol altra despesa associada, com la instal·lació i la garantia. El pressupost es presenta com una oferta comercial provisional, detallant els termes i condicions acordats per a la possible transacció.

Factura Proforma: ABC Consultores revisa el pressupost i vol tenir una vista prèvia de com seria la factura final abans de confirmar la compra. TechSoluciones emet una factura proforma que reflecteix els detalls del pressupost, incloent preus, impostos i condicions de pagament. Aquesta factura proforma actua com un esborrany de la futura factura i proporciona a ABC Consultores una idea clara dels costos involucrats.

Albarà: Quan ABC Consultores accepta l’oferta i realitza el pagament inicial, TechSoluciones procedeix a preparar els equips i programar el lliurament i instal·lació. Abans del lliurament, emeten un albarà que certifica que els productes han estat lliurats amb èxit. Aquest document inclou detalls sobre els productes lliurats, quantitats, dates i qualsevol altra informació rellevant.

Factura: Després del lliurament i instal·lació amb èxit dels equips, TechSoluciones emet la factura final a ABC Consultores. Aquesta factura reflecteix els serveis prestats i els productes lliurats, amb detalls específics sobre els preus acordats, impostos i qualsevol ajustament necessari en funció de l’execució del projecte. ABC Consultores està ara obligat a fer el pagament final segons els termes acordats.

Aquest exemple il·lustra com els quatre documents exerceixen rols diferents en una relació comercial, des de l’oferta inicial fins a la confirmació de la transacció, el lliurament de productes i serveis i, finalment, l’emissió de la factura definitiva. Per obtenir informació detallada o resoldre consultes addicionals, us convidem a explorar els nostres altres articles relacionats o posar-vos en contacte amb nosaltres directament.