- Què és i quina informació ha d’incloure una factura?
- Qui està obligat a fer factures?
- Tipus de factura.
- Exemple/plantilla factura ordinària.
Què és i quina informació ha d’incloure una factura?
La RAE defineix la factura com un “Compte en què es detallen amb el seu preu els articles venuts o els serveis realitzats i que es lliura al client per exigir-ne el pagament.” És a dir, un document comercial que detalla la informació sobre una transacció de venda de béns o serveis entre un venedor i un comprador.
En posseir validesa fiscal i legal, es converteix en evidència tangible, en una prova, de fer una transacció entre dues parts.
Una factura ha d’incloure la informació següent per ser vàlida i legal, en termes generals respon a què, qui, com, quan, on i per què d’una activitat comercial:
- Indicar “Factura”: Essencial per distingir-la d’altres documents com ara albarans, assegurant una correcta identificació i registre de la transacció.
- Numeració i Sèrie:
- Importància: La numeració de les factures dins de cada sèrie és crucial i ha de seguir una seqüència correlativa.
- Exemple Pràctic: Assignar la sèrie 2024 per a factures emeses aquest any (2024/1, 2024/2, etc.).
- Fecha de Expedición:
- Rellevància: Totes les factures han de contenir una data d’emissió, indicant el dia, el mes i l’any específics.
- Propòsit: La data d’emissió reflecteix el moment en què el proveïdor recopila la informació de la transacció i l’envia al client.
- Dades de l’Emissor:
- Nom, cognoms o denominació social de lemissor.
- Número d’identificació fiscal (NIF) de l’emissor.
- Domicili fiscal de l’emissor, incloent-hi adreça completa, codi postal i població. En cas d’autònoms sense local obert al públic, aquest domicili pot coincidir amb la residència.
- Dades del Receptor:
- Nom, cognoms o denominació social del receptor.
- Número d’identificació fiscal (NIF) del receptor.
- Domicili fiscal.
- Descripció del concepte:
- Aquesta secció de la factura es destina a proporcionar una explicació detallada dels béns o serveis facturats. La seva redacció precisa i clara és crucial per evitar malentesos o interpretacions errònies.
- Base imposable sobre la qual giraran els impostos o retencions:
- La base imposable representa el preu sense impostos dels béns o serveis facturats. És a dir, al preu total us restem el percentatge d’IVA i obtenim la base imposable. Aquesta dada, encara que pot no aparèixer explícitament, es considera implícita en altres elements de la factura.
- Tipus d’IVA aplicat:
- Cal especificar el tipus d’IVA aplicat a la transacció, ja sigui el general (21%), el reduït (10%) o el superreduït (4%). En alguns casos, com ara serveis educatius o sanitaris, la factura pot indicar l’exempció d’IVA.
- Quota d’IVA:
- La quota dIVA és el resultat de multiplicar la base imposable pel tipus dIVA aplicat. Representa la quantitat d’IVA pagada pel que fa al preu total del bé o servei adquirit.
- Total:
- Aquesta secció reflecteix la quantitat total que el client ha d’abonar, incloent-hi retencions, impostos i descomptes, si n’hi hagués. És la suma final de la transacció i proporciona una visió completa dels costos involucrats.
Qui està obligat a fer factures?
La responsabilitat d’emetre factures recau en empresaris i autònoms en fer transaccions econòmiques amb altres empresaris i autònoms, l’administració pública o particulars.
En termes generals, sempre que es dugui a terme la compravenda de béns o serveis entre dues parts, i almenys una és un autònom o una empresa, és necessària l’emissió d’una factura.
Això no obstant, s’han de tenir en compte excepcions vinculades als règims especials de l’impost del valor afegit (IVA).
Tipus de factura
Hi ha diversos tipus de factures dissenyats per adaptar-se a les diferents situacions i necessitats.
- Factura Ordinària: La factura ordinària és la forma convencional i habitual de documentar una operació econòmica. El seu objectiu principal és servir com a prova d’aquesta transacció, incloent totes les dades necessàries tant de l’emissor com del receptor.
- Factura Simplificada o Tiquet: Introduït el 2010 per reemplaçar els tiquets tradicionals, la factura simplificada presenta una estructura més concisa. A diferència de la factura ordinària, no inclou les dades del destinatari i no desglossa la quota dIVA. Encara menys detallada, és útil en transaccions més simples.
- Factura Proforma: Similar a un pressupost o oferta comercial, la factura proforma no té efectes fiscals. Tot i que acostuma a contenir la mateixa informació que una factura ordinària, no funciona com un justificant ni garantia de compra. Es fa servir més per estimar costos abans de concretar una operació.
- Factura Rectificativa: Quan es comet un error a una factura original, s’emet una factura rectificativa amb un signe negatiu. Aquest tipus de factura serveix per corregir errors i ajustar els registres comptables. És fonamental per mantenir la precisió en la documentació fiscal.
- Factura Recapitulativa: La factura recapitulativa permet agrupar diverses operacions realitzades per a un mateix destinatari durant un mes natural. Tot i aquesta consolidació, ha de contenir totes les dades necessàries i té el mateix valor legal que una factura ordinària. Facilita la gestió administrativa en resumir múltiples transaccions.
- Factura electrònica: L’adopció de la factura electrònica implica noves responsabilitats per als empresaris i autònoms, que han d’estar conscients d’aquestes obligacions per garantir una transició adequada a aquesta forma digital de facturació. Per obtenir informació més detallada sobre aquest tema, us recomanem la lectura del nostre article “Què hauràs de fer quan la factura electrònica sigui obligatòria“.
Aquests diferents tipus de factura proporcionen flexibilitat en la documentació de les transaccions comercials, ja sigui per a transaccions quotidianes o per a situacions més específiques que requereixen un enfocament particular.
