El projecte de Reial decret pel qual es desenvolupa la llei 18/2022, de 28 de setembre, de creació i creixement d’empreses pel que fa a la factura electrònica entre empreses i professionals està en la fase de consulta pública; per tant, queda menys per a l’aprovació definitiva i que així comenci a comptar el termini per a l’obligatorietat de la factura electrònica.

La implementació de la factura electrònica comporta una sèrie de noves obligacions per als empresaris i autònoms que s’han de tenir en compte per assegurar una correcta adaptació a aquesta nova modalitat de facturació. A continuació, detallarem les obligacions principals que tindran els autònoms en emetre factures electròniques.

Algunes definicions abans d’entrar-hi.

(Article 2 del reglament).

Factura Electrònica obligatòria entre empresaris i professionals: Aquella factura expedida i rebuda en format electrònic entre empresaris i professionals en què es documentin operacions comercials concertades entre ells.

Plataforma dintercanvi de factures electròniques: Infraestructura tecnològica que permet ladreçament de factures electròniques entre lemissor de la factura i el seu destinatari.

Solució Pública de Facturació Electrònica: És el conjunt de solucions proveïdes per l’Agència Estatal d’Administració Tributària per servir d’infraestructura de facturació electròniques, emissió i recepció de factures, d’aquells empresaris o professionals que així ho trieu i per servir de repositori universal i obligatori de totes les factures electròniques.

Excepcions a l’obligació de factura electrònica.

(Article 3 i 4 del reglament).

Aquesta obligació no és aplicable quan una de les dues parts de l’operació no tingui al territori espanyol la seu de la seva activitat econòmica, o no hi tingui un establiment permanent al qual es dirigeixi la facturació o, si no, el lloc del domicili o residència habitual.

S’exceptuen de l’obligació d’expedir, transmetre i lliurar factura en format electrònic les operacions següents:

• Les operacions que es documenten a través de factures simplificades (conegudes com a tiquets).
• No hi haurà obligació per als autònoms quan les seves facturacions estiguin dirigides a clients finals que no siguin empreses, ja sigui mitjançant factura ordinària o simplificada.
• Les factures que s’emetin de manera voluntària i sense requeriment legal per fer-ho tampoc no estaran subjectes a l’obligatorietat de ser emeses a través de mitjans electrònics.

Obligacions per als emissors de factures electròniques.

Si prestes els teus serveis o vens els teus productes a altres empreses, cobrant per això, quan entri en vigor l’obligatorietat de la factura electrònica, hauràs de complir les obligacions següents:

1. Facturar mitjançant un programari de facturació electrònica.

Podeu triar entre l’alternativa privada o la pública per adherir-vos al nou sistema de facturació electrònica. Si us inclineu per la solució pública, és a dir, emetre les factures electròniques a través de la plataforma implementada per Hisenda, haureu d’accedir a l’aplicació activada per l’Agència Tributària cada vegada que vulgueu generar una factura electrònica.

Quan l’obligatorietat de la facturació electrònica sigui definitiva, els empresaris i els professionals han de notificar a l’Agència Tributària la seva elecció. En situacions en què no es comuniqui la preferència per un programari privat, s’entendrà de manera automàtica que el punt designat per a l’enviament i la recepció de factures és la plataforma pública d’Hisenda. (Article 5.5 del reglament)

2. Enviar una còpia fidel a la solució pública.

(Article 5.3 del reglament).

Independentment de la via per la qual es faci arribar la factura electrònica al client, tots els emissors de factura electrònica que no utilitzin per a la facturació la solució pública de facturació electrònica, estaran obligats a remetre una còpia fidel de cada factura a la sintaxi Facturae a la solució pública, esmentada al punt 1.

3. Obligacions de format i interoperabilitat daquest.

(Article 6.1 del reglament).

El format s’haurà d’ajustar al model semàntic de dades EN16931 del Comitè Europeu de Normalització i sota una de les sintaxis següents:

1. Missatge XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a tota la indústria tal com s’especifica als esquemes XML 16B (SCRDM — CII).
2. Missatges UBL de factura i nota de crèdit tal com es defineixen a la norma ISO/IEC 19845:2015
3. Missatge EDIFACT de factura segons la norma ISO 9735
4. Missatge Facturae, a la versió per a facturació entre empresaris i professionals vigent en cada moment.

Com a autònom, la teva principal responsabilitat serà seleccionar un programari de qualitat que garanteixi el compliment de la interoperabilitat de format. Per facilitar-te aquesta tasca i evitar possibles complicacions.

4. Les factures electròniques emeses han d’estar signades per l’emissor amb signatura electrònica.

(Article 6.3 del reglament).

Totes les factures electròniques emeses per mitjà de plataformes de factura electrònica privades han d’estar signades per l’emissor amb signatura electrònica; hi ha diversos mètodes;

A través d’una signatura electrònica avançada és com una signatura convencional, però emesa per mitjans electrònics. Mitjançant la implementació dun intercanvi electrònic de dades (EDI), són plataformes que permeten la transferència directa de documents electrònics o dades entre empreses. I, finalment, qualsevol altre mitjà que les parts involucrades hagin notificat prèviament a l’Agència Tributària i que hagin estat validats per aquesta.

5. Identificació mitjançant codi únic

(Article 6.6 del reglament).

A més, totes les factures electròniques s’han d’identificar amb un codi únic i un codi QR que necessàriament contindrà el número d’identificació fiscal de l’emissor; el número i la sèrie de la factura i la data d’expedició de la factura.

6. Acompanyeu les factures electròniques d’un document en format PDF.

(Disposició final tercera del reglament).

Durant els primers 12 mesos des de l’entrada en vigor del reglament, les empreses que estan obligades a emetre factures electròniques en les seves transaccions amb empresaris i professionals han d’acompanyar aquestes factures electròniques d’un document en format PDF que n’asseguri la llegibilitat per a les empreses i professionals per els que encara no hagi entrat en vigor l’obligació de rebre factures electròniques, llevat que el destinatari de les factures electròniques accepti voluntària i expressament rebre-les en el format original.

Obligacions per als receptors de factures electròniques.

• Si es fa mitjançant programari privat (Article 8 del reglament).

Els destinataris de factures electròniques han de (obligatori) notificar als qui emeten les factures sobre l’acceptació o el rebuig comercial, així com sobre el pagament efectiu complet. També poden (voluntari), informar sobre l’acceptació o el rebuig comercial parcial si apliqués en el context de la transacció.

La informació sobre els estats de la factura s’ha de trametre en un termini màxim de 4 dies naturals, excloent-ne dissabtes, diumenges i festius nacionals, des de la data de l’estat que s’informa en cada cas.

A més, si ets autònom i fas servir un programa de facturació privat per rebre les teves factures, has de fer públic el lloc on les reps. Això s’aplica a totes les comunicacions amb altres empreses i professionals, i fins i tot a la teva pàgina web si en tens una. Si no especifiqueu on rebeu les vostres factures electròniques, s’entendrà automàticament que utilitzeu la solució pública de facturació electrònica.

• Si es fa mitjançant la solució pública (article 9.8 del reglament).

Aquells que rebin factures electròniques a través del programa públic d’Hisenda també han de tenir l’obligació d’informar sobre l’estat d’aquestes factures. Això no obstant, en aquest cas, han de comunicar aquesta informació a l’Agència Tributària i no a l’emissor de la factura.

Tindran l’obligació de comunicar l’acceptació o el rebuig comercial, així com sobre el pagament efectiu complet i la data en què ho van fer.

La informació sobre els estats de la factura s’haurà de remetre en un termini màxim de 4 dies naturals, excloent-ne dissabtes, diumenges i festius nacionals, des de la data de l’estat que s’informa en cada cas, de la mateixa manera que si es rep mitjançant una plataforma privada .

*Per obtenir més detalls sobre els fonaments esmentats en aquest article, us convido a revisar el text de l’esborrany del reglament que trobareu al següent enllaç: https://portal.mineco.gob.es/RecursosArticulo/mineco/ministerio/participacion_publica/ audiència/fitxers/ECO_Pol_AP_20230619_RD_factura_electronica.pdf. Aquest document proporciona una font directa per explorar amb més profunditat els aspectes específics i obtenir informació detallada sobre el tema abordat a l’article. *

Anticipa’t a l’obligatorietat.

Comprenem que la quantitat d’informació pugui ser aclaparadora, especialment en considerar que encara no és una obligació. Tot i això, és crucial tenir en compte que aquestes noves obligacions seran part del nostre dia a dia més aviat que tard. L’anticipació i adaptació proactiva a aquestes condicions legals emergents són aspectes fonamentals per a qualsevol professional.

Si t’inclines per utilitzar un programari de facturació privat, estem emocionats per anunciar que estem treballant intensament en el desenvolupament de la nostra solució de programari privat, FactoKis, una eina que aviat transformarà la gestió dels teus processos. Tot i que encara no està en funcionament, volem que siguis part d’aquesta innovació des del començament.

Subscriu-te de forma gratuïta per ser el primer a rebre informació exclusiva i actualitzacions sobre el llançament. Estem compromesos a proporcionar-te una solució excepcional i volem que siguis part d’aquesta nova etapa emocionant. Registra’t ara i sigues part de la revolució que encara ha de venir!

Si voleu obtenir informació més detallada sobre l’entrada en vigor de les obligacions derivades de la facturació electrònica, us recomano revisar l’article corresponent dedicat a aquest tema DIFERÈNCIES ENTRE REGLAMENTS