El proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y Crecimiento de empresas en lo referido a la factura electrónica entre empresas y profesionalesestá en la fase de consulta pública, por lo tanto, queda menos para su aprobación definitiva y que así empiece a contar el plazo para la obligatoriedad de la factura electrónica.

La implementación de la factura electrónica trae consigo una serie de nuevas obligaciones para los empresarios y autónomos que deben ser tomadas en cuenta para asegurar una correcta adaptación a esta nueva modalidad de facturación. A continuación, detallaremos las principales obligaciones que tendrán los autónomos al emitir facturas electrónicas.

Algunas definiciones antes de entrar en materia.

(Artículo 2 del reglamento).

Factura Electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales: Aquella factura expedida y recibida en formato electrónico entre empresarios y profesionales en la que se documenten operaciones comerciales concertadas entre ellos.

Plataforma de intercambio de facturas electrónicas: Infraestructura tecnológica que permite el direccionamiento de facturas electrónicas entre el emisor de la factura y su destinatario.

Solución Pública de Facturación Electrónica: Es el conjunto de soluciones provistas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para servir de infraestructura de facturación electrónicas, emisión y recepción de facturas, de aquellos empresarios o profesionales que así lo elijan y para servir de repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas.

Excepciones a la obligación de la factura electrónica.

(Artículo 3 y 4 del reglamento).

Esta obligación no será aplicable cuando una de las dos partes de la operación no tenga en el territorio español la sede de su actividad económica, o no tenga en el mismo un establecimiento permanente al que se dirija la facturación o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual.

Se exceptúan de la obligación de expedir, transmitir y entregar factura en formato electrónico las siguientes operaciones:

• Las operaciones que se documentan a través de facturas simplificadas (conocidas cómo tickets).
• No existirá obligación para los autónomos cuando sus facturaciones estén dirigidas a clientes finales que no sean empresas, ya sea mediante factura ordinaria o simplificada.
• Las facturas que se emitan de manera voluntaria y sin requerimiento legal para hacerlo tampoco estarán sujetas a la obligatoriedad de ser emitidas a través de medios electrónicos.

Obligaciones para los emisores de facturas electrónicas.

Si prestas tus servicios o vendes tus productos a otras empresas, cobrando por ello, cuándo entre en vigor la obligatoriedad de la factura electrónica, deberás cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Facturar a través de un software de facturación electrónica.

Puedes elegir entre la alternativa privada o la pública para adherirte al nuevo sistema de facturación electrónica. Si te inclinas por la solución pública, es decir, emitir las facturas electrónicas a través de la plataforma implementada por Hacienda, deberás acceder a la aplicación activada por la Agencia Tributaria cada vez que desee generar una factura electrónica.

Cuando la obligatoriedad de la facturación electrónica sea definitiva, los empresarios y profesionales deberán notificar a la Agencia Tributaria su elección. En situaciones en las que no se comunique la preferencia por un software privado, se entenderá de manera automática que el punto designado para el envío y recepción de facturas es la plataforma pública de Hacienda. (Artículo 5.5 del reglamento)

2. Enviar una copia fiel a la solución pública.

(Artículo 5.3 del reglamento).

Independientemente de la vía por la que se haga llegar la factura electrónica al cliente, todos los emisores de factura electrónica que no utilicen para la facturación la solución pública de facturación electrónica, estarán obligados a remitir una copia fiel de cada factura en la sintaxis Facturae a la solución pública, mencionada en el punto 1.

3. Obligaciones de formato e interoperabilidad de este.

(Artículo 6.1 del reglamento).

El formato deberá ajustarse al modelo semántico de datos EN16931del Comité Europeo de Normalización y bajo una de las siguientes sintaxis:

1. Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
2. Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015
3. Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735
4. Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.

Como autónomo, tu principal responsabilidad será seleccionar un software de calidad que garantice el cumplimiento de la interoperabilidad de formato. Para facilitarte esta tarea y evitar posibles complicaciones.

4. Las facturas electrónicas emitidas deberán estar firmadas por el emisor con firma electrónica.

(Artículo 6.3 del reglamento).

Todas las facturas electrónicas emitidas por medio de plataformas de factura electrónica privadas deberán estar firmadas por el emisor con firma electrónica, hay varios métodos;

A través de una firma electrónica avanzada, es como una firma convencional, pero emitida por medios electrónicos. Mediante la implementación de un intercambio electrónico de datos (EDI), son plataformas que permiten la transferencia directa de documentos electrónicos o datos entre empresas. Y, por último, cualquier otro medio que las partes involucradas hayan notificado previamente a la Agencia Tributaria y que hayan sido validados por la misma.

5. Identificación mediante código único

(Artículo 6.6 del reglamento).

Además, todas las facturas electrónicas deberán identificarse con un código único y un código QR que necesariamente contendrá el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.

6. Acompañar las facturas electrónicas de un documento en formato PDF.

(Disposición final tercera del reglamento).

Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor del reglamento, las empresas que están obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales deberán acompañar dichas facturas electrónicas de un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas, salvo cuando el destinatario de las facturas electrónicas acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.

Obligaciones para los receptores de facturas electrónicas.

• Si se hace mediante software privado (Artículo 8 del reglamento).

Los destinatarios de facturas electrónicas deben (obligatorio) notificar a quienes emiten las facturas sobre la aceptación o rechazo comercial, así como sobre el pago efectivo completo. También pueden (voluntario), informar sobre la aceptación o rechazo comercial parcial si aplicara en el contexto de la transacción.

La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso.

Además, si eres autónomo y usas un programa de facturación privado para recibir tus facturas, debes hacer público el lugar donde las recibes. Esto se aplica a todas tus comunicaciones con otras empresas y profesionales, e incluso en tu página web si tienes una. Si no especificas dónde recibes tus facturas electrónicas, se entenderá automáticamente que utilizas la solución pública de facturación electrónica.

• Si se hace mediante la solución pública (Artículo 9.8 del reglamento).

Aquellos que reciban facturas electrónicas a través del programa público de Hacienda también deben contar con la obligación de informar sobre el estado de esas facturas. No obstante, en este caso, deben comunicar esta información a la Agencia Tributaria y no al emisor de la factura.

Tendrán la obligación de comunicar la aceptación o rechazo comercial, así como sobre el pago efectivo completo y la fecha en que lo hicieron.

La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso, de igual manera que si se recibir mediante una plataforma privada.

*Para obtener más detalles sobre los fundamentos citados en este artículo, les invito a revisar el texto del borrador del reglamento que encontraréis en el siguiente enlace: https://portal.mineco.gob.es/RecursosArticulo/mineco/ministerio/participacion_publica/audiencia/ficheros/ECO_Pol_AP_20230619_RD_factura_electronica.pdf. Este documento proporciona una fuente directa para explorar con mayor profundidad los aspectos específicos y obtener información detallada sobre el tema abordado en el artículo. *

Anticípate a la obligatoriedad.

Comprendemos que la cantidad de información pueda ser abrumadora, especialmente al considerar que aún no es una obligación. Sin embargo, es crucial tener en cuenta que estas nuevas obligaciones serán parte de nuestro día a día más pronto que tarde. La anticipación y la adaptación proactiva a estas condiciones legales emergentes son aspectos fundamentales para cualquier profesional.

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Si deseas obtener información más detallada sobre la entrada en vigor de las obligaciones derivadas de la facturación electrónica, te recomiendo revisar el artículo correspondiente dedicado a este tema DIFERENCIAS ENTRE REGLAMENTOS